Bagaimana Jika Ditemukan Perbedaan Waktu Tanda Tangan Basah Dengan Waktu Tanda Tangan Elektronik ?

Jika ada perbedaan waktu antara tanda tangan basah dan tanda tangan elektronik pada dokumen yang sama, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan untuk memahami dampaknya:

1. Perbedaan Waktu dalam Konteks Hukum dan Validitas

• Tanda tangan basah biasanya dibuat secara fisik dan mencantumkan tanggal secara manual. Jika dokumen perlu dikirim, ada kemungkinan tanggal yang tertulis berbeda dengan tanggal penerimaan oleh pihak lain.
• Tanda tangan elektronik mencatat waktu secara otomatis berdasarkan sistem yang digunakan, dan memiliki cap waktu (timestamp) yang bisa diverifikasi.

Jika ada perbedaan waktu antara keduanya, tanda tangan elektronik dianggap lebih valid karena memiliki jejak digital yang dapat diuji keasliannya.  

  

2. Penyebab Perbedaan Waktu

• Keterlambatan dalam pemrosesan dokumen, Tanda tangan basah bisa dilakukan lebih dulu, tetapi jika dokumen baru diproses atau diunggah beberapa hari kemudian untuk tanda tangan elektronik, perbedaan waktu bisa muncul.
• Zona waktu berbeda, Jika tanda tangan elektronik dilakukan di platform yang mencatat waktu berdasarkan zona waktu tertentu, sedangkan tanda tangan basah ditulis dengan zona waktu berbeda, ini bisa menyebabkan perbedaan waktu terlihat.
• Kesalahan administrasi, Ada kemungkinan bahwa salah satu tanda tangan diberikan lebih dulu tetapi tanggal tidak dicocokkan dengan benar.

3. Implikasi Perbedaan Waktu

• Dalam dokumen hukum atau kontrak, perbedaan waktu bisa menimbulkan pertanyaan tentang urutan persetujuan dan keabsahan dokumen. Jika tanda tangan elektronik dilakukan setelah tanda tangan basah dalam waktu yang cukup lama, pihak lain bisa mempertanyakan apakah ada perubahan dalam dokumen sebelum persetujuan elektronik diberikan.
• Dalam proses perjanjian bisnis, jika ada perbedaan waktu yang signifikan, pihak yang berkepentingan perlu menyepakati apakah dokumen tetap sah atau perlu diperbarui.

4. Solusi untuk Menghindari Perbedaan Waktu

• Menggunakan sistem tanda tangan elektronik yang memiliki cap waktu otomatis agar semua tanda tangan memiliki waktu yang akurat dan terdokumentasi dengan baik.
• Memastikan semua pihak menandatangani dokumen dalam waktu yang berdekatan agar tidak ada kesenjangan yang mencurigakan.
• Jika ada perbedaan waktu yang tidak dapat dihindari, perlu di buat pernyataan tambahan atau dokumen tambahan untuk menjelaskan perbedaan tersebut.

Contoh Surat Pernyataan Tambahan

SURAT PERNYATAAN KLARIFIKASI PERBEDAAN WAKTU TANDA TANGAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan ]

Perusahaan/Instansi: [Nama Perusahaan atau Instansi]

Dengan ini menyatakan bahwa terdapat perbedaan waktu dalam penandatanganan dokumen berjudul "[Nama Dokumen]" antara tanda tangan basah dan tanda tangan elektronik, dengan rincian sebagai berikut:

1. Tanda tangan basah dilakukan pada [tanggal, waktu, dan lokasi tanda tangan basah].
2. Tanda tangan elektronik dilakukan pada [tanggal, waktu, dan sistem yang digunakan, jika ada cap waktu (timestamp), cantumkan di sini].

Perbedaan waktu ini terjadi karena [jelaskan alasan perbedaan, misalnya: proses administrasi, perbedaan lokasi, keterlambatan pemrosesan, atau sebab lainnya]. Meskipun terdapat perbedaan waktu, Saya menegaskan bahwa dokumen tersebut tetap sah dan mengikat sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat antara para pihak. Tidak ada perubahan isi atau maksud dalam dokumen setelah tanda tangan basah dilakukan hingga tanda tangan elektronik diberikan.

Demikian surat pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Hormat Saya

[Nama Lengkap]